softgate-archiv, TotalAgility, FileLock
Use case:
Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit revisionssicherer Archivierung
Branche:
Softwarehaus
Technologien:
Projektbeschreibung
Ferber-Software GmbH mit seiner Lösung für das Forderungsmanagement IKAROS ist unser langjähriger Integrationspartner.
Ferber-Software wollte die Rechnungsverarbeitung automa-tisieren und revisionssicher archivieren. Der Prozess sollte durch die Anbindung an DATEV für die Übermittlung der Daten und Rechnungen an den Steuerberater sowie an Profi cash (eine Lösung für den Zahlungsverkehr) ergänzt werden.
Für dieses Projekt entschied man sich für die Expertise und die Lösungen von softgate.
Die automatische Verarbeitung der Rechnungen (Multi-Channel-Erfassung, Datenextraktion, Freigabeworkflow, Übergabe an DATEV Online, Profi cash und softgate-archiv) wurde mit TotalAgility umgesetzt, einer Intelligent-Automation-Plattform, die gängige Geschäftsprozesse mit geringem Entwicklungsaufwand automatisiert.
Die Anforderungen an die Archivierung wurden mit dem DMS softgate-archiv erfüllt, das perspektivisch auch für den Ausbau hinsichtlich der E-Akten-Funktion genutzt werden soll. Als Basis für die Revisionssicherheit und die GoBD-konforme Speicherung der Daten wurde die Softwarelösung FileLock installiert.
Vorteile:
- Direkte Übermittlung der kompletten und fehlerfrei indizierten Daten an den Steuerberater für die weitere Bearbeitung und Buchung der Rechnungen
- Automatisierte Übergabe der Zahlungsanweisungen an Profi cash
- Zeitersparnis und Entlastung der Mitarbeitenden
- Gewährleistung der Revisionssicherheit von softgate-archiv durch die Software-Storage-Lösung FileLock der Firma GRAU DATA GmbH
- Vollständige Realisierung des Projekts durch einen Anbieter
Kundenfeedback:
“Wir haben uns für das Portfolio von softgate entschieden, da wir damit die Verarbeitung sowie die Übergabe zu DATEV Online und Profi cash automatisieren können. Wir haben so die Verarbeitung beschleunigt und zudem eine Basis für einen weiteren Ausbau von E-Akten in softgate-archiv geschaffen. Die Lösung findet im Team eine hohe Akzeptanz.“
Nicole Niehage
Projektleitung bei Ferber-Software
