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TR-RESISCAN – Rechtssicheres Digitalisieren von Dokumenten

Wir haben den konformen Prozess für Ihre technische Umsetzung!

Darum geht es

Die TR-RESISCAN des BSI setzt Standards für die rechtssichere Digitalisierung von Dokumenten und gewährleistet die Beweiskraft digitalisierter Dokumente. Das 2013 verabschiedete E-Government-Gesetz bildet die Grundlage für diese Richtlinie, die das ersetzende Scannen regelt. Dadurch können Papierdokumente sicher digitalisiert und anschließend vernichtet oder zurückgegeben werden.

Die 2014 in Kraft getretene eIDAS-Verordnung und die 2016 eingeführte EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterstützen diese Standards. Die DSGVO, die in allen EU-Staaten gilt, wird in allen relevanten Modulen der TR-RESISCAN berücksichtigt.

Die TR-RESISCAN gibt Herstellern Spezifikationen für konforme technische Lösungen, um die Lücke zwischen rechtlichen Anforderungen und technischer Umsetzung zu schließen.

So können wir Sie unterstützen

softgate unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der TR-RESISCAN mit umfassenden Digital Mailroom-Lösungen, integriert in Tungsten TotalAgility. Diese Basis ermöglicht die Digitalisierung von Dokumenten gemäß den TR-RESISCAN-Standards.

Unsere Lösung berücksichtigt verschiedene Schutzbedarfe, mit oder ohne Signatur und Transfervermerk. Wir bieten ein Tool zur einfachen Implementierung von Signaturen, Transfervermerken, Stichproben und digitalen Siegeln, um die Rechtssicherheit und Beweiskraft der digitalisierten Dokumente zu gewährleisten.

Wir ermöglichen Stichproben, das Sammeln von Metadaten und vernetzen mit Signaturanbietern zur Einhaltung der TR-RESISCAN. Transfervermerke sichern zusätzlich die Integrität und Authentizität der Dokumente.

Insgesamt bietet softgate eine zuverlässige Lösung zur Einhaltung der TR-RESISCAN-Richtlinien und ermöglicht Unternehmen den rechtssicheren Übergang von Papierdokumenten zu digitalen Archiven.

„Generischer Scanprozess“ nach TR-RESISCAN

Eingang eines Dokumentes
Vorbereitung der Dokumente
Scannen
Nachverarbeitung
Integritätssicherung
Beweiserhaltende Aufbewahrung

Ihre Vorteile

Wir bieten die Lösung zur Umsetzung der einzelnen Teilaspekte der TR-RESISCAN.

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    Ich habe den Datenschutzhinweis zur Kontaktaufnahme nach Art. 7 Verordnung (EU) 2016/679 gelesen und stimme diesem zu.*

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    Digitale Signatur

    Eine digitale Signatur authentifiziert Personen in elektronischen Dokumenten und gewährleistet deren Echtheit und Integrität. Es gibt einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen, wobei die qualifizierte Signatur die höchste Sicherheit und rechtliche Anerkennung bietet.

    Digitales Siegel

    Ein digitales Siegel bestätigt die Authentizität und Unveränderlichkeit eines Dokuments durch kryptografische Verfahren und digitale Zertifikate. Es wird von juristischen Personen verwendet und ist rechtlich durch die eIDAS-Verordnung anerkannt.

    Transfervermerk

    Ein Transfervermerk dokumentiert die Überführung eines Papierdokuments in die digitale Form und stellt dessen Rechts- und Revisionssicherheit sicher. Er umfasst Identifikationsmerkmale, Digitalisierungszeitpunkt, verantwortliche Person, technische Details und eine elektronische Signatur.

    Stichproben

    Die Stichprobenprüfung dient der Qualitätssicherung bei der Digitalisierung von Papierdokumenten, um sicherzustellen, dass die digitalen Kopien korrekt und vollständig sind. Diese Prüfung erfolgt risikobasiert und umfasst sowohl technische als auch inhaltliche Aspekte, wobei die Ergebnisse dokumentiert werden.

    Metadaten

    Das Sammeln von Metadaten ist entscheidend, um die Authentizität digitalisierter Dokumente zu gewährleisten. Diese Metadaten umfassen Informationen wie Scanzeitpunkt, verwendete Technik und Identifikationsmerkmale und unterstützen die revisionssichere Dokumentation des Digitalisierungsprozesses.

    Schutzbedarfsklassen

    Die TR-RESISCAN (Technische Richtlinie 03138) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sieht verschiedene Schutzbedarfsklassen vor, um den Sicherheitsanforderungen bei der Digitalisierung von Dokumenten gerecht zu werden. Diese Schutzbedarfsklassen helfen dabei, den erforderlichen Schutzbedarf zu ermitteln und entsprechende Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen.

    Die TR-RESISCAN definiert drei Schutzbedarfsklassen, die sich nach dem Schadenspotenzial bei einer Beeinträchtigung der Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit richten:

    Schutzklasse 1

    1. Schutzbedarfsklasse: niedrig
    • Vertraulichkeit: Der Verlust der Vertraulichkeit hätte nur geringe Auswirkungen. Betroffene Informationen sind öffentlich zugänglich oder für eine große Anzahl von Personen bestimmt.
    • Integrität: Geringfügige Fehler oder Manipulationen würden nur geringe Auswirkungen auf die betroffenen Prozesse haben.
    • Verfügbarkeit: Eine kurze Nichtverfügbarkeit der Informationen hätte nur geringe Auswirkungen auf den Geschäftsprozess.
    Schutzklasse 2

    2. Schutzbedarfsklasse: normal
    • Vertraulichkeit: Der Verlust der Vertraulichkeit könnte zu erheblichen, jedoch nicht existenzgefährdenden Nachteilen führen. Betroffene Informationen sind geschäftsrelevant, jedoch nicht vertraulich.
    • Integrität: Fehler oder Manipulationen könnten zu erheblichen Auswirkungen auf die betroffenen Prozesse führen.
    • Verfügbarkeit: Eine längere Nichtverfügbarkeit der Informationen könnte zu erheblichen Beeinträchtigungen der Geschäftsprozesse führen.

    Schutzklasse 3

    3. Schutzbedarfsklasse: hoch
    • Vertraulichkeit: Der Verlust der Vertraulichkeit könnte zu schwerwiegenden oder existenzgefährdenden Nachteilen führen. Betroffene Informationen sind hochsensibel und streng vertraulich.
    • Integrität: Fehler oder Manipulationen könnten schwerwiegende oder existenzgefährdende Auswirkungen auf die betroffenen Prozesse haben.
    • Verfügbarkeit: Eine Nichtverfügbarkeit der Informationen könnte schwerwiegende oder existenzgefährdende Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse haben.

    Schutzklasse 1

    1. Schutzbedarfsklasse: niedrig
    • Vertraulichkeit: Der Verlust der Vertraulichkeit hätte nur geringe Auswirkungen. Betroffene Informationen sind öffentlich zugänglich oder für eine große Anzahl von Personen bestimmt.
    • Integrität: Geringfügige Fehler oder Manipulationen würden nur geringe Auswirkungen auf die betroffenen Prozesse haben.
    • Verfügbarkeit: Eine kurze Nichtverfügbarkeit der Informationen hätte nur geringe Auswirkungen auf den Geschäftsprozess.
    Schutzklasse 2

    2. Schutzbedarfsklasse: normal
    • Vertraulichkeit: Der Verlust der Vertraulichkeit könnte zu erheblichen, jedoch nicht existenzgefährdenden Nachteilen führen. Betroffene Informationen sind geschäftsrelevant, jedoch nicht vertraulich.
    • Integrität: Fehler oder Manipulationen könnten zu erheblichen Auswirkungen auf die betroffenen Prozesse führen.
    • Verfügbarkeit: Eine längere Nichtverfügbarkeit der Informationen könnte zu erheblichen Beeinträchtigungen der Geschäftsprozesse führen.

    Schutzklasse 3

    3. Schutzbedarfsklasse: hoch
    • Vertraulichkeit: Der Verlust der Vertraulichkeit könnte zu schwerwiegenden oder existenzgefährdenden Nachteilen führen. Betroffene Informationen sind hochsensibel und streng vertraulich.
    • Integrität: Fehler oder Manipulationen könnten schwerwiegende oder existenzgefährdende Auswirkungen auf die betroffenen Prozesse haben.
    • Verfügbarkeit: Eine Nichtverfügbarkeit der Informationen könnte schwerwiegende oder existenzgefährdende Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse haben.

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    Thomas Ebeling

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