Was ist eine digitale Mitarbeiterakte?
Eine digitale Mitarbeiterakte wird vom Arbeitgeber geführt und enthält Informationen und Dokumente des Arbeitnehmers, die für diesen bezüglich des Arbeitsverhältnisses von Bedeutung sind.
In der Mitarbeiterakte können beispielsweise folgende Dokumente zu finden sein: Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, aber auch interne Newsletter und Betriebsmitteilungen.
Die folgenden Funktionen können von einer digitalen Mitarbeiterakte geleistet werden:
- Dokumente verwalten
- Inhalte durchsuchen
- Revisionssicheres Archivieren der Dokumente und Informationen
- E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein neues Dokument eingegangen ist.
Die Vorteile einer digitalen Mitarbeiterakte
Über eine digital geführte Mitarbeiterakte können Sachbearbeiter der Personalabteilung alle, den Mitarbeiter betreffende, Dokumente leicht und sicher bereitstellen. Ein Drucken und Kuvertieren, z. B. von Lohn- und Gehaltabrechnungen, entfällt. Ebenso der kostenintensive Versand bei mehreren Standorten.
Ihre Mitarbeitenden können sich über eine bedienerfreundliche Oberfläche und einen übersichtlichen Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente freuen – und das von jedem beliebigen Desktop oder Mobilgerät aus. Zudem haben die Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Mitarbeiterakte als ihr „persönliches digitales Archiv“ zu nutzen – alle Dokumente bleiben bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen verfügbar. Bei Bedarf können einzelne oder alle Dokumente heruntergeladen werden.
Realisieren Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen
Eine Mitarbeiterakte mit softgate-archiv realisieren
Wir realisieren für Sie mit softgate-archiv eine digitale Mitarbeiterakte in Ihrem Unternehmen. Unsere Lösung lässt sich dabei leicht in Ihre Infrastruktur implementieren und mit anderen Systemen verknüpfen. Durch den modularen Aufbau bietet unsere Lösung vielfältige Möglichkeiten zur individuellen Anpassung und Konfiguration. Sie wächst mit Ihnen und Ihren Anforderungen.
Mit softgate-archiv haben Sie kein Papier- oder Datenchaos mehr, sondern alles übersichtlich in einem System. Es unterstützt die revisionssichere Bereitstellung der Dokumente nach Ihren Qualitätsrichtlinien. Zugriffsregelungen schützen Ihre Mitarbeiter und sorgen für die Einhaltung der DSGVO im Umgang mit personenbezogenen Dokumenten.
Mit Hilfe weiterer Automatisierungsmöglichkeiten können Sie softgate-archiv erweitern und z. B. alle Personaldokumente auch in Ihrer Personalakte archivieren. Mit dem Life Cycle Management (LCM) können Sie die Dokumententypen mit den Aufbewahrungsfristen nach der GoBD und entsprechenden Gesetzen versehen sowie die Löschpflichten nach EU-DSGVO umsetzen. Beispielsweise müssen Lohnabrechnungen sowie alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug gemäß § 41 Einkommensteuergesetz (EStG) sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Die digitale Mitarbeiterakte erleichtert Ihnen die organisierte Aufbewahrung der arbeitsrechtlich relevanten Dokumente entsprechend der vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht. Veraltete Dokumente können automatisch archiviert oder gelöscht werden, Dokumente, die noch aufbewahrungspflichtig sind, können vor einer Löschung geschützt werden.
Sollten Sie die digitale Mitarbeiterakte z. B. vor allem für die Bereitstellung der Gehaltsabrechnungen nutzen wollen und mit der Digitalisierung noch am Anfang stehen, unterstützen wir Sie gerne bei der Digitalisierung der physischen Dokumente.
